KLAUZULA INFORMACYJNA

1.     Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, informujemy że w związku
z przeprowadzoną przez Panią/Pana rejestracją na  Platformie Zakupowej eB2B dostępnej
w subdomenie przydzielonej dla PKP TELKOL sp. z o.o. pod adresem https://telkol.eb2b.com.pl oraz  wykorzystaniem usługi  Platformy Zakupowej eB2B umożliwiającej PKP TELKOL przeprowadzenie postępowań zakupowych, udzielanie zamówień, przesłanie zaproszenia do składania ofert, przesłanie zapytań o informację, złożenie ofert czy doprowadzenie do zawarcia umowy administratorem Pani/Pana danych osobowych i danych innych osób przez Panią/Pana udostępnionych (tj.: osób do reprezentacji/ kontaktu/koordynacji, wystawcy referencji) odpowiednio jest:

PKP TELKOL sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 02-353 Warszawa, ul. Szczęśliwicka 62, dalej jako PKP TELKOL oraz właściciel platformy Grupa eB2B obejmująca: eB2B Sp. z o.o.  z siedzibą w Warszawie, Al. Komisji Edukacji Narodowej 51 lok. U21, 02-797 Warszawa i eB2B Service Sp. z o. o. spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, Al. Komisji Edukacji Narodowej 51 lok. U21, 02-797 Warszawa.

Po rejestracji w subdomenie uzyskuje Pani/Pan status Kontrahenta PKP TELKOL.
W każdym czasie po zalogowaniu się do Platformy Zakupowej eB2B może Pani/Pan zmienić swój statut na klienta publicznego dostępnego dla wszystkich Klientów eB2B korzystających z usługi Platformy Zakupowej eB2B oraz sprawdzić, który Klient eB2B przetwarza Pani/Pana dane osobowe. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych na Platformie Zakupowej eB2B przez Grupę eB2B dostępne są na stronie internetowej: https://platforma.eb2b.com.pl/cms/page/id/obligation-to-provide-informations

2.     W PKP TELKOL wyznaczony został Inspektor ochrony danych, z którym można się kontaktować pod adresem  mailowym iod@telkol.pl lub adresem siedziby Spółki. Do Inspektora ochrony danych należy kierować tylko sprawy dotyczące przetwarzania w PKP TELKOL Pani/Pana danych osobowych, w tym realizacji Pani/Pana praw.

3.     Zakres przetwarzanych danych:

a)   dane osobowe osób wskazanych do reprezentacji: m.in. imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail, służbowy nr telefonu, dane zawarte w dokumencie potwierdzającym uprawnienie do reprezentacji (pełnomocnictwo/ wydruk z KRS)

b)   dane osób wskazanych do kontaktu/ wykonania umowy tj: imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail, służbowy nr telefonu (kwalifikacje jeśli są wymagane)

c)   dane osobowe Wykonawcy(osoby fizycznej) biorącego udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia  tj. nazwę wykonawcy, siedzibę i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej – jeżeli dane te zostały przez wykonawcę podane

d)   dane wystawcy referencji w zakresie nazwy i adresu siedziby.

4.     Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego jest:

a)     zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO niezbędność danych do wykonania umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy dotyczących złożenia zamówienia wykorzystaniem usługi Platformy Zakupowej eB2B

b)     wypełnienie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie przechowywania dokumentacji zakupowej i umowy na podstawie przepisów rachunkowo-podatkowych: Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r  Ordynacja podatkowa, Ustawa z dnia 11 marca 2004 r.  o podatku od towarów i  usług, Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz obowiązków wynikających z Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, Ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych

c)     realizacja prawnie uzasadnionych interesów art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którymi są: przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia wynikającego z Regulaminu udzielania zamówień w PKP TELKOL sp. z o.o., zapewnienie kontaktu na etapie postępowania i realizacji umowy, ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi z prowadzonym postępowaniem, potwierdzenie  jakości świadczonych usług na podstawie złożonych referencji

d)     w celu powiadamiania o postępowaniach otwartych, publicznie dostępnych, organizowanych przez PKP TELKOL z wykorzystaniem usługi Platformy Zakupowej eB2B w tych branżach, jakie Pani/Pan wskaże, w procesie rejestracji lub doprecyzuje po rejestracji lub grupach asortymentowych definiowanych przez PKP TELKOL. Ten cel wymaga odrębnej zgody Pani/Pana na profilowanie danych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda użytkownika Platformy Zakupowej eB2B na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie celów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda na otrzymywanie biuletynu informacyjnego jest deklarowana w czasie rejestracji i może być w każdej chwili przez Panią/Pana cofnięta w profilu Użytkownika.

5.     Pani/ Pana dane osobowe są przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz PKP TELKOL  związane z wykonywaniem umowy, takim jak: dostawcy systemów informatycznych i usług IT, usług księgowych i prawnych, pocztowych, ubezpieczeniowych w tym likwidatorzy szkód. Podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa w tym organom/podmiotom odwoławczymi kontrolnym. Pani/Pana dane osobowe PKP TELKOL może przekazać podmiotom, z którymi wspólnie prowadzi dane postępowanie o udzielenie zamówienia.  Dokumenty nieoznaczone klauzulą tajemnicy przedsiębiorstwa zostaną udostępnione wszystkim uczestnikom postępowania (nie można zastrzec nazwy (firmy) adresu, ceny).

6.     Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres korzystania z Platformy Zakupowej eB2B oraz udziału w prowadzonym postępowaniu zakupowym. Okres przetwarzania może zostać każdorazowo przedłużony o okres niezbędny do wykonania zawartej umowy (w razie wyboru złożonej oferty), a także o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych będzie niezbędne dla ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez PKP TELKOL lub właściciela Platformy Zakupowej eB2B. Po upływie tego okresu dane będą przetwarzane tylko w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa.

7.     Przysługuje Pani/Panu prawo: dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych.

8.     Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych dla celów marketingowych, jeśli takie przetwarzanie będzie mało miejsce.

9.     W szczególnych Pani/Pana sytuacjach przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych w celu prawnie usprawiedliwionego interesu Administratora danych lub strony trzeciej. Uprawnienia te będą realizowane przez Administratora danych
w granicach obowiązujących przepisów prawa.

10.  Przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody. Skorzystanie  z prawa cofnięcia zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce do momentu wycofania zgody.

11.  W razie otrzymania od Pani/Pana żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych, żądania te zlecane są eB2B o dokonanie modyfikacji danych Pani/Pana konta.

12.  Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

13.  Podanie danych osobowych jest wymagane do umożliwienia korzystania z funkcjonalności Platformy Zakupowej B2B. Konsekwencją niepodania danych osobowych jest w szczególności brak możliwości uczestniczenia w postępowaniach, złożenia oferty, jej oceny, otrzymania zamówienia lub zawarcia umowy.

14.  PKP TELKOL nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

15.   Podział odpowiedzialności oraz zadań:

1)     PKP TELKOL:

a)     przygotowuje i prowadzi postępowania zakupowe z wykorzystaniem usługi Platformy Zakupowej eB2B,  prowadzące do złożenia oferty, jej oceny, otrzymania zamówienia lub zawarcia umowy

b)     wypełnienia obowiązki prawne ciążące na organizatorze postępowań na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa

c)     zabezpiecza możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami

d)     w razie otrzymania od Pani/Pana żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych zleca eB2B dokonanie modyfikacji danych Pani/Pana konta.

2)   Grupa eB2B

a)   jest wyłącznym administratorem Pani/Pana jako kontrahenta publicznego w Platformie Zakupowej eB2B

b)     przygotowuje i prowadzi postępowania zakupowe z wykorzystaniem usługi Platformy Zakupowej eB2B na rzecz i w imieniu swoich Klientów w tym PKP TELKOL,  prowadzące do złożenia oferty, jej oceny, otrzymania zamówienia lub zawarcia umowy zapewnia ochronę danych osobowych poprzez dobór odpowiednich środków technicznych zabezpieczających dane osobowe zarejestrowane na platformie;

c)     udostępnia możliwość rejestracji na platformie eB2B i umożliwia nawiązanie relacji pomiędzy oferentem i organizatorem postępowania będącym Klientem eB2B korzystającym z usługi Platformy Zakupowej eB2B.

d)     po otrzymaniu Pani/Pana zgody w procesie rejestracji dodaje Pana/Panią do listy kontrahentów publicznych dostępnych dla wszystkich Klientów eB2B korzystających z usługi Platformy Zakupowej eB2B;

e)     umożliwia organizatorom postępowania wysłanie elektronicznej wiadomości informującej 
o postępowaniach otwartych w danej branży lub grupie asortymentowej zarządzanej przez organizatorów postępowań ;

f)      w razie otrzymania od Pani/Pana żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych
w porozumieniu z pozostałymi Klientami eB2B korzystającymi z usługi Platformy Zakupowej eB2B, współadministratorami Pani/Pana danych osobowych, dokonuje modyfikacji danych osobowych Pani/Pana konta.

16.  Jeśli przekaże Pani/Pan PKP TELKOL dane osobowe swoich pracowników, pełnomocników, członków zarządu, wspólników, współpracowników, kontrahentów, dostawców lub innych osób PKP TELKOL prosi  o poinformowanie tych osób w imieniu PKP TELKOL:

 1) o zakresie udostępnionych danych osobowych dotyczących tych osób,

 2) o tym, że PKP TELKOL jest administratorem ich danych osobowych oraz że przetwarza
ich dane osobowe na zasadach określonych powyżej,

 3) o tym, że Pani/Pan  jest źródłem, od którego PKP TELKOL pozyskała ich dane.

17.  Każda zmiana w zakresie osób fizycznych, których dane osobowe będą przekazywane podczas postępowania o udzielenie zamówienia, podpisania Umowy oraz na etapie realizacji Umowy wymaga również spełnienia obowiązku, o którym mowa w ustępie powyżej.